Im Zuge der Corona-Pandemie hat die videogestützte Kommunikation rasant an Bedeutung gewonnen – auch in der öffentlichen Verwaltung: Viele Mitarbeiter*innen arbeiten aus dem Homeoffice; Meetings können nur noch virtuell stattfinden.
Den Hype rund um die Videokommunikation bekommt auch die hannIT Stabstelle Datenschutz- und Informationssicherheit zu spüren, wie L. Erichsen berichtet: „Uns erreichen überdurchschnittlich viele Anfragen von Städten und Gemeinden, die nun möglichst schnell ein Videokonferenzsystem einführen möchten. Viele IT-Verantwortliche sind sich allerdings bei der Evaluation der Tools unsicher und möchten von uns wissen, welches Tool wohl am geeignetsten sei.“
Die Datenschutz-Experten von hannIT können jedoch keine konkrete Produktempfehlung aussprechen, die pauschal für jede Organisation passt. „Es gibt keine allgemeingültig ‚optimale‘ Lösung. Die jeweils beste Wahl hängt essentiell von der vorhandenen IT-Infrastruktur ab“, erklärt Leif Erichsen.
Fundierte Entscheidungsfindung
Bei der Auswahl einer Videokonferenz-Software dürfen nicht nur funktionale Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Stabilität und Installationsauswand eine Rolle spielen. Auch datenschutzrechtliche Gesichtspunkte und allgemeine Fragen zur IT-Sicherheit sind zu prüfen. Beispielsweise ist zu klären, wo die Software gehostet wird, wie die übertragenen Daten verschlüsselt werden und wie lange sie gespeichert werden. Zudem muss der jeweilige Software-Anbieter den Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags ermöglich.
Einen guten Einstieg in die Thematik bietet eine Übersichtstabelle der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e.V. (GDD), die ein umfassendes Bild der bekanntesten Video-Konferenztools liefert und allgemeine Hinweise zum Aspekt Datenschutz bereithält. Diese steht unter folgendem Link zum Download bereit: https://www.gdd.de/downloads/praxishilfen/ph_videokonferenzsysteme_aktuelle-tabelle/at_download/file
Bei der Auswahl einer Videokonferenz-Software dürfen nicht nur funktionale Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Stabilität und Installationsauswand eine Rolle spielen. Auch datenschutzrechtliche Gesichtspunkte und allgemeine Fragen zur IT-Sicherheit sind zu prüfen. Beispielsweise ist zu klären, wo die Software gehostet wird, wie die übertragenen Daten verschlüsselt werden und wie lange sie gespeichert werden. Zudem muss der jeweilige Software-Anbieter den Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags ermöglich.
Außerdem bieten einige Landesdatenschutzbeauftragten wertvolle Einsteiger-Lektüre zum Thema Videokonferenz-Software, die bei der Evaluation von Softwarelösungen wertvolle Hilfestellung gibt.
Hinweise zum Datenschutz bei videogestützter Kommunikation der
Landesdatenschutzbeauftragten Baden-Württemberg:
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/datenschutzfreundliche-technische-moeglichkeiten-der-kommunikation/
Hinweise zum Datenschutz bei videogestützter Kommunikation der
Landesdatenschutzbeauftragten Berlin
https://www.datenschutz-berlin.de/fileadmin/user_upload/pdf/orientierungshilfen/2020-BlnBDI-Empfehlungen_Videokonferenzsysteme.pdf
Hinweise zum Datenschutz bei videogestützter Kommunikation der
Landesdatenschutzbeauftragten Hamburg
https://datenschutz-hamburg.de/assets/pdf/Corona-FAQ.pdf
Hinweise zum Datenschutz bei videogestützter Kommunikation der
Landesdatenschutzbeauftragten Rheinland-Pfalz
https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/videogestuetzte-kommunikationstechnik/
Außerdem hilfreich: Das IT-Sicherheitskompendium für Videokonferenzsysteme des
BSI, zu finden unter
https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Cyber-Sicherheit/Themen/Kompendium-Videokonferenzsysteme.pdf?__blob=publicationFile&v=4>
Weitere Fragen?
Benötigen Sie konkrete Hilfestellung bei der Auswahl und Einführung eines Videokonferenzsystems? Haben Sie sonstige Fragen zu datenschutzrechtlichen Themen und zur IT-Sicherheit in Ihrer Organisation? Dann hilft Ihnen das Experten-Team von hannIT sehr gern weiter! Sie erreichen die Stabstelle Datenschutz und Informationssicherheit unter datenschutz(AT)hannIT.de