Workflow und DMS

Workflow und DMS, Prozesse

Kern-Knowhow dieses Kompetenzcenters: die hausweite Digitalisierung und Optimierung von Fachprozessen auf Basis eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sowie die Einführung der E-Akte. Außerdem hier verortet: Fachverfahren für die digitale Verwaltung und historische Archivierung. 

Kompetenzcenter-Manager

Peter Sperling

Kompetenzcenter-Manager

05 11 / 700 40-368
peter.sperling@hannIT.de

Unsere Services

Der kommunale Datenpool wird immer komplexer: Informationen liegen in Papierform, auf externen Datenträgern, als E-Mail oder Datei im Netzwerk vor. Das Jonglieren mit unterschiedlichen Datenquellen wird für die Mitarbeitenden zur Herausforderung – und kostet viel Zeit. Effektives Suchen ist kaum möglich. Oft hängt das Wissen, wo bestimmte Daten zu finden sind, an einzelnen Personen. Dazu kommt das Problem der verlorenen Informationen: Einzelne Blätter sind nicht mehr auffindbar, Akten werden versehentlich falsch abgelegt und Datenträger beschädigt. Die Lösung: ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), das medienübergreifend alle Informationen in einer Plattform vereint, den Informationsfluss steuert und Ihren Mitarbeitenden die benötigten Daten per Klick zur Verfügung stellt. Ein DMS ist nicht nur praktisch, es legt auch den Grundstein für die Realisierung des im E-Government-Gesetz geforderten Zugangs für die Übermittlung elektronischer Dokumente.

hannIT empfiehlt ihren Trägerkommunen das Dokumentenmanagementsystem Enaio der Firma Optimal Systems. Es bietet eine medienbruchfreie, digitale Archivierungsmöglichkeit aller Daten in einem zentralen System und regelt die Erstellung, Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten. Mit dem integrierten Rechtesystem lässt sich festlegen, wer in welchem Rahmen Zugriff auf die Daten hat. 

Da die Einführung eines DMS tiefgreifende Veränderungen mit sich bringt, unterstützt hannIT Sie nicht nur bei softwaretechnischen Aspekten wie Lizenzbeschaffung, Inbetriebnahme und Individualprogrammierung von Workflows und Schnittstellen. Wir erarbeiten auch zusammen mit Ihnen die nötigen Anpassungen von Geschäftsprozessen und führen Ihre Mitarbeitenden durch den Change-Prozess. Dies erreichen wir durch aktive Informationspolitik, Schulungen, Workshops und Individualtrainings. Zudem beantworten wir Anwenderfragen im Tagesgeschäft sowie komplexe technische Fragestellungen rund um die Software.

Ergänzend bieten wir ausgewählte fachübergreifende Spezial-Lösungen sowie Archivsoftware.
 

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Lösungsauszug Enaio:

  • hausweite eAkte (Allgemeine Schriftgutverwaltung / Vorgangsverwaltung)
  • Freigabeworkflow / Digitale Laufmappe
  • Digitale Personalakte / Personalabrechnungsakte
  • Vertragsmanagement
  • Langzeitarchivierung für Steuer- und Kassendokumente
  • echnungsworkflows / E-Rechnung
  • Ordnungswidrigkeiten
     

Dienstleistungen:

  • First- und Second-Level-Support aller Enaio-Lösungen und Enaio-Server
  • Fachkundige Beratung zu allen angebotenen Lösungen
  • Erarbeitung von Digitalisierungsstrategien mit Ihnen gemeinsam
  • Projektierung aller Lösungen, gerne auch Individuallösungen
  • Entwicklung von Fachverfahrensschnittstellen und strukturierten Workflows
  • Schulung aller Lösungen mit abgestimmten Schulungskonzepten und Dokumentationen
  • Hosting des Enaio-Systems in unserem Rechenzentrum, bei Bedarf inkl. kompletter Administration
     
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