Die Software P&I LOGA gehört zu den führenden Lösungen für das Personalmanagement im kommunalen Bereich. Die Systemplattform bietet verschiedenste Module, die die gesamte Bandbreite des HR-Managements abdecken.
„Da das Zeitmanagement-Modul mit dem Payroll-Modul verknüpft ist, liegen der Personalabteilung automatisch alle für die Entgeltabrechnung relevanten Daten vor – von der Abwesenheit durch Krankheit über durchgeführte Dienstreisen bis hin zu geleisteten Überstunden“, erklärt R.-D. Schmitz aus dem hannIT-Kompetenzcenter für Finanz-, Personal- und Facility Management den Vorteil der Software. „Werden neue Informationen über die Zeiterfassung erfasst, aktualisieren sich die Daten systemweit in Sekundenschnelle. So erübrigen sich fehleranfällige manuelle Eingaben bzw. aufwändige Datentransfers sowie die Pflege von Schnittstellen.“
Hard- und Software greifen ineinander
Um den Datenfluss bei der Zeiterfassung noch weiter zu optimieren, verwenden die Stadt Ronnenberg und die Gemeinde Ilsede zusätzlich die Zeiterfassungsterminals von P&I. Diese gewährleisten ein reibungsloses Zusammenspiel der Hardware mit der Software P&I LOGA3. Die Mitarbeitenden identifizieren sich per Transponder am Terminal, und die so erfassten Daten werden automatisch in die Software eingespeist.
Online-Portal für Mitarbeitende
Ergänzend hat hannIT das Self-Service-Portal, (SSP) von LOGA3 implementiert, über das die Mitarbeitenden u. a. ihre Entgeltbescheide abrufen, Abwesenheitsanträge stellen sowie Zeitkorrekturen vornehmen können. Zudem können die Mitarbeitenden über das SSP einen Antrag auf Aktualisierung ihrer Stammdaten (z. B. Anschrift oder Bankverbindung) stellen. Die Eingaben stehen der Personalabteilung in Echtzeit zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Arbeitszeiterfassung aus dem Homeoffice vorbildlich gelöst
Auch wenn die Mitarbeitenden nicht persönlich vor Ort sind, um sich per Transponder am Terminal zur Arbeit „anzumelden“, ist eine saubere Arbeitszeiterfassung gewährleistet: P&I LOGA3 bietet hierfür ein Online-Terminal. Die Mitarbeiter*innen im Homeoffice loggen sich einfach per Name und Passwort in das SSP ein. Auf der Nutzeroberfläche des Online-Terminals wird dann automatisch die nächste logische Buchungsmöglichkeit angezeigt.
In diesem Fall hat die Person um 7:42 Uhr ihren Dienst gestartet. Zu dem Zeitpunkt stand die Buchungsmöglichkeit „Kommen“ zur Verfügung. Folglich ist die nächste logische Buchungsmöglichkeit jetzt „Gehen“.
Per App zu bedienen
Wie es sich für eine moderne Softwarelösung gehört, hält P&I LOGA3 auch eine App für die Zeitwirtschaft bereit, die nahtlos ins System integriert ist. Die Volkshochschule Hannover Land hat sich für den Einsatz der App entschieden, sodass die Mitarbeitenden der VHS das SSP nun auch ganz einfach über ihr mobiles Endgerät ansteuern können.
Rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten
Weiterer Vorteil: Durch den Einsatz des Zeitmanagement-Moduls von P&I LOGA3 erfüllen die drei Träger vorbildlich die durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) geforderte systematischen Arbeitszeiterfassung ihrer Mitarbeitenden – ganz ohne bürokratischen Mehraufwand.
Was kommt als Nächstes?
„In 2023 werden wir weitere Zeiterfassungsprojekte umsetzen“, berichtet Rolf-Detlef Schmitz. „Zudem haben einige Träger bereits Interesse an anderen P&I-Lösungen angemeldet.“ Sehr gefragt ist derzeit P&I Doku3, das ein modernes Dokumentenmanagement mit automatisierter Schriftguterzeugung (z. B. für Arbeitszeugnisse, Arbeitsverträge oder andere HR-relevante Dokumente) unter Einhaltung festgelegter Workflows ermöglicht. Bei der Erstellung der Dokumente können die Mitarbeitenden z. B. Werte per Dropdown-Menü in bereitgestellten Textbausteinen auswählen oder eigene Werte ergänzen, was viel Zeit spart und Fehler minimiert. Einige Träger planen zudem die Überführung der Reisekostenabrechnung in die LOGA-Systemwelt.
Produktvorstellung und weiterführende Informationen
Möchten Sie mehr über die Multifunktions-Software P&I LOGA3 erfahren? Haben Sie Interesse an einer ausführlichen Produktvorstellung? Dann freut sich Sascha Nikolaizik aus dem Kompetenzcenter Finanz-, Personal- und Facility Management auf Ihre Nachricht!
(05 11) 700 40 – 361
loga(AT)hannIT.de