In der öffentlichen Verwaltung werden viele Prozesse digitalisiert, und dementsprechend schnellen die Ausgaben für Softwarelizenzen Jahr für Jahr in die Höhe. Wird die Einführung neuer Softwarelösungen nicht von einer adäquaten Inventarisierung begleitet, entwickelt sich das Lizenz-Portfolio von Städten und Kommunen im Zeitverlauf zu einem undurchsichtigen Geflecht.
„Viele IT-Administratoren können nicht ad hoc beantworten, welche Softwarelizenzen aktuell auf der Haben-Seite stehen – und welche davon zwar bezahlt, aber nicht aktiv genutzt werden“, berichtet J. Gilgen, Lizenzmanager bei hannIT. „Das liegt schlicht und ergreifend daran, dass eine schlüssige Dokumentation kaum noch händisch zu bewerkstelligen ist.“ Häufig erfolgt die Dokumentation noch in Excel-Tabellen. Diese versammeln zwar alle Informationen unter einem Dach, die Tabellenpflege ist jedoch extrem aufwändig – und auch die Asset-Allokation wird nicht merklich vereinfacht.
SmartTrack liefert sofortige Informationen zum Software-Bestand
Darum hat hannIT nun für die eigenen und die von den Kunden genutzten Lizenzen die Lizenzmanagement-Plattform SmartTrack von Aspera in Betrieb genommen, die sämtliche Lizenzinformationen verdichtet und mit deutlich reduziertem Aufwand Antworten auf lizenzbezogene Fragen liefert. SmartTrack deckt alle Lizenztypen und Softwarenanbieter ab, darunter Microsoft, Oracle, Adobe, VMware, Citrix, Autodesk, Red Hat und weitere im Einsatz befindliche Softwareprodukte. Die Plattform automatisiert Analysen, um die Anzahl benötigter Lizenzen zu ermitteln, zeigt ungenutzte Lizenzen auf und legt so den Grundstein für ein strategisches und dabei rechtssicheres Lizenzmanagement.
„Mit SmartTrack runden wir den bei hannIT 2017 begonnenen Lizenzmanagement-Prozess sauber ab“, meint Gilgen. „Inzwischen verwaltet die hannIT für sich und ihre Kunden mehrere Tausend Server und Endgeräte. Die darüber genutzte Software – mehrere Hundert verschiedene Produkte – lassen sich ohne effiziente Toolunterstützung inzwischen nicht mehr effektiv managen. Mit SmartTrack können wir nun eine bedarfsgerechte Lizenzbeschaffung und -nutzung realisieren, bei gleichzeitig Einhaltung der Compliance.“
Weiterer Vorteil: In SmartTrack lässt sich die besondere Kunden- und Trägerstruktur der hannIT abbilden, bei der ein Lizenzsharing – also eine trägerübergreifende, gemeinsame Nutzung von Lizenzen – möglich ist. So können nach erfolgter Implementierung auch Berichte für einzelne Träger, die Lizenzen von hannIT nutzen oder über sie beschaffen, erstellt werden.
Ausblick
Derzeit wird SmartTrack bei hannIT installiert. N. Blume, zuständiger Tool-Administrator, und J. Gilgen als Lizenzmanager werden in den kommenden Wochen zusammen mit dem Tool-Hersteller Aspera und den Kolleg*innen aus dem Systembereich die erforderlichen Systeme an das Tool anbinden, die Daten importieren und die Plattform SmartTrack bedarfsgerecht konfigurieren.
„Unser Ziel ist es, bis zum Spätherbst die zwanzig wichtigsten Softwareprodukte ins Tool integriert zu haben, um dann eine erste Compliance-Übersicht erstellen zu können. Danach wird das gesamte hannIT-Lizenzprozessteam die weiteren zahlreichen Softwareprodukte und Fachverfahren in das Tool aufnehmen“, berichtet Gilgen.
Fragen?
Haben Sie konkrete Fragen zur Funktionsweise von SmartTrack? Möchten Sie Ihr Lizenzmanagement optimieren? Jörg Gilgen und seine Kolleg*innen geben Ihnen gern Auskunft! Sie erreichen das hannIT Kompetenzcenter Beschaffung, Vergabe und SAM unter 0511 70040 121 bzw. per E-Mail unter sam(AT)hannIT.de