Langenhagen: Umstieg vom Finanzverfahren OK.FIS auf newsystem

Die Stadt Langenhagen stellt ihr Finanzwesen auf eine modulare All-in-one-Software um – und profitiert von maximaler Transparenz und durchgängigen Workflows.

hannIT unterstützt seine Träger tatkräftig bei der Transformation zur digitalen Kommune. Aktuelles Beispiel ist die Einführung der Finanzwesen-Software newsystem®kommunal in der Stadtverwaltung Langenhagen und in den Langenhagener Eigenbetrieben Stadtentwässerung und Bad.

„Der Startschuss für das Projekt fiel schon im Jahr 2017“, erinnert sich Torben Krone, der bei hannIT im Kompetenzcenter Finanz- und Personalwesen, FM tätig ist und das Projekt von Anfang an begleitete. „Die Stadt Langenhagen suchte eine leistungsfähige Software zur Digitalisierung ihres Finanzmanagements, mit voll integriertem elektronischem Rechnungsworkflow, und beauftragte hannIT mit der Realisierung.“ Im Zuge des Softwarewechsels justierte die Stadt Langenhagen auch ihre internen Prozesse neu. Unter anderem änderte man die interne Organisation von einer dezentralen Buchhaltung auf eine zentrale Buchhaltung, um im Finanzbereich ressourcenoptimierter arbeiten zu können.

Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg
Torben Krone berichtet: „Erster Schritt war die Bildung eines interdisziplinären Führungsteams, das alle Projektfäden in der Hand hielt. Wir definierten einen Projektleiter seitens hannIT, der einen fachlichen Gegenpart auf Seite der Stadt Langenhagen erhielt.“ Beide Partner standen während der gesamten Projektdauer in engem Austausch, dokumentierten Kommunikationswege, Aufgaben, Zeitpläne sowie Zuständigkeiten und behielten den Projektfortschritt sicher im Blick. „Die Umstellung einer Finanzsoftware ist kein Kinderspiel“, sagt Lena Steinhauer, Projektleiterin der Stadt Langenhagen. „Alle Kolleginnen und Kollegen mitzunehmen, kostet viel Zeit. Gute Kommunikation und professionelles Projektmanagement sind aber aus meiner Sicht die Schlüssel zum Projekterfolg“ so Steinhauer weiter. „Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts liegt zudem an der perfekten Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen der Projektleitung in Langenhagen und der Projektleitung von hannIT“, bekräftigt Torben Krone. „So konnten wir das Rollout minuziös steuern.“

Alle Finanzdaten in einer Software
Zum Echtstart wurden fünf Fachverfahren per Schnittstelle an die Software newsystem®kommunal angebunden, sodass alle Buchungen nun automatisch in die Finanzbuchhaltung übertragen werden – ohne manuelle Zwischenschritte. Größte Herausforderung war dabei die Migration der Steuerfälle und offenen Posten aus der alten in die neue Softwarelösung. „Eine Datenmigration ist immer eine Herkulesaufgabe und will wohl durchdacht sein“, meint Torben Krone. „Wir haben jeden Schritt sorgfältig geplant und die betroffenen Fachabteilungen schon frühzeitig in das Vorhaben involviert, damit die Migration sauber gelingt.“ 

 

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