Der kommunale Datenpool wird immer komplexer: Informationen liegen in Papierform, auf externen Datenträgern, als E-Mail oder Datei im Netzwerk vor. Das Jonglieren mit unterschiedlichen Datenquellen wird für die Mitarbeitenden zur Herausforderung – und kostet viel Zeit. Effektives Suchen ist kaum möglich. Oft hängt das Wissen, wo bestimmte Daten zu finden sind, an einzelnen Personen. Dazu kommt das Problem der verlorenen Informationen: Einzelne Blätter sind nicht mehr auffindbar, Akten werden versehentlich falsch abgelegt und Datenträger beschädigt. Die Lösung: ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS), das medienübergreifend alle Informationen in einer Plattform vereint, den Informationsfluss steuert und Ihren Mitarbeitenden die benötigten Daten per Klick zur Verfügung stellt. Ein DMS ist nicht nur praktisch, es legt auch den Grundstein für die Realisierung des im E-Government-Gesetz geforderten Zugangs für die Übermittlung elektronischer Dokumente.

hannIT empfiehlt ihren Trägerkommunen das Dokumentenmanagementsystem Enaio der Firma Optimal Systems. Es bietet eine medienbruchfreie, digitale Archivierungsmöglichkeit aller Daten in einem zentralen System und regelt die Erstellung, Bearbeitung und den Austausch von Dokumenten. Mit dem integrierten Rechtesystem lässt sich festlegen, wer in welchem Rahmen Zugriff auf die Daten hat. 

Da die Einführung eines DMS tiefgreifende Veränderungen mit sich bringt, unterstützt hannIT Sie nicht nur bei softwaretechnischen Aspekten wie Lizenzbeschaffung, Inbetriebnahme und Individualprogrammierung von Workflows und Schnittstellen. Wir erarbeiten auch zusammen mit Ihnen die nötigen Anpassungen von Geschäftsprozessen und führen Ihre Mitarbeitenden durch den Change-Prozess. Dies erreichen wir durch aktive Informationspolitik, Schulungen, Workshops und Individualtrainings. Zudem beantworten wir Anwenderfragen im Tagesgeschäft sowie komplexe technische Fragestellungen rund um die Software.

Ergänzend bieten wir ausgewählte fachübergreifende Spezial-Lösungen sowie Archivsoftware.